勤怠管理のシステムを導入しましょう

皆さんは会社で働いて勤務した時間に対応した給与をもらい生活を行ってきています。これらの給与は一人ずつ給与体系が異なりまして、それは勤続年数や或は職制などによって手当の有無が異なるからです。またこれらの基本給以外にも会社によっては扶養手当や住宅手当そして遠隔地などの手当てなども有り、これを手作業で行っていては毎月の給与計算に多くの工数がかかってしまう事になります。そこで従業員の多い会社などでは勤怠管理のシステムを導入するなどして自動計算する様にしてきています。このシステムは多くの会社がソフトを提供しているのですが、従業員の数などによって導入する内容が異なってくるのです。毎日の出退勤の時間から定時時間内の勤務と残業時間を割り出して、これ以外にも休日出勤された場合には割増し手当をつける事が必要となります。

勤怠管理が給与計算の重要なポイントです。

私は以前建設会社に勤務した経験があり、事務職で主に給与計算を担当しておりました。毎月月末で勤務実績を締めまして、翌月10日が給与支払日でした。その間に休日が入ったりして、実質は1週間未満で数十人の給与計算を完成させなければいけませんでした。給与計算自体はパソコンにデーターを入力して、各個人に対する給与明細書を印刷すればよいのですが、その入力する為のデーターにするまでが大変なのです。ずばり日々の勤怠管理が、給与計算における重要なポイントになります。まずこの会社では、タイムレコーダーがありませんでした。というのは作業員が事務所に来てから作業現場へ向かうより、直接自宅から作業現場へ向かったほうがはるかに近い場合があるからです。ですから事務所にいるだけでは管理する事が出来ないので、月末に本人から作業日を集計した表を提出して頂きます。しかしこの表の提出も遅れる人もいるので、給与担当者泣かせなのです。いかに給料日に間に合わせるかが、勤怠管理をする者の腕の見せどころです。

自分の職場の勤怠管理

労働法上、使用者には労働者の勤務時間を把握する必要があります。そこで、勤怠管理が必要となります。使用者が労働者の勤務時間を自ら記録するか、あるいは他の手段で勤務時間を把握する必要があります。自己申告制ではなく、使用者に勤務時間把握義務を負わせることで、サービス残業などを防止しようというものです。自分の職場にも勤怠管理システムが導入されていますが、労働者が残業が必要な理由とその時間を申請し、それを直属の上司が承認するということになります。ですから、労働者が申請をしなければ残業が発生しないということになります。一方で、パソコンの起動時間とシャットダウンした時間は記録されますので、残業時間との間に齟齬がでることになります。その部分がサービス残業と指摘される可能性があります。実際のところ、残業時間が多いのは、能力がないか、人員が不足しているかのいずれかなので、どちらにしても人事的な措置が必要です。